|
1 |
Отдых |
Потратив минимум начальных вложений времени, наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время |
|
2 |
Мотивация |
Освойте методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач, для сокращения времени работы над ними |
|
3 |
Целеполагание |
Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность |
|
4 |
Рабочий день |
Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием жестких и гибких задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное |
|
5 |
Планирование |
Организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу День-Неделя и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок |
|
6 |
Приоритеты |
Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделите ключевые задачи с помощью ясных критериев – таким образом, всегда находя время на главное |
|
7 |
Информация |
Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать её под контролем без слишком детального раскладывания по полочкам |
|
8 |
Поглотили |
Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать валяющиеся под ногами резервы времени |
|
9 |
ТМ - бацилла |
Донесите ТМ-бациллу до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время |
|
10 |
ТМ - манифест |
Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами |
Ритмичность отдыха
Человек существо биологическое, привыкший к ритму. Необходимо во время работы использовать небольшой запланированный, а не стихийный отдых.
Оптимальный режим – 5 минут отдыха на каждые 40 минут работы. Возможно 10 минут после 1,5 часов работы.
Максимальное переключение в отдыхе
Оценим по 5-ти бальной шкале степень переключения различных сценариев:
На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект. Например, почитать что-то не по работе в Интернет.
На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера. Например, поболтать с коллегой.
На 3 балла. Дойти до курилки и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы, выпить чая с коллегами. Мы сменили местоположение и возможно темы, которыми озадачен мозг.
На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на небо и деревья, полностью отключиться от офисной среды.
На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть о всех рабочих проблемах.
Творческая лень
Лень – это не всегда плохо. Часто – это нормальная реакция организма на:
-переутомление, вымотанность организма, потерю физических, энергетических и эмоциональных ресурсов;
-несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» - когда мы тратим время на дела, которые не являются для нас родными и желанными;
- интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.
Правила творческой лени:
1.Если уж лениться, то на все 100%, не пытаясь делать в это время что-то ещё, думать, решать проблемы и т.д.
2.Сознательно принимать решение: «хочу лениться и буду это делать!». Без колебаний и угрызений совести.
3.Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!
Главное не перестараться и не перепутать творческую лень с обычной!
Эффективный сон
-Эффективность сна значительно повышает стабильное время отхода ко сну и пробуждения.
-Желательно хорошо проветрить помещение до сна.
-Рекомендуется найти оптимальный способ переключения в режим сна (чтение книги, прогулка, музыка, легкая гимнастика….). Главное, чтобы вы могли отключиться от дневных забот и переключиться в более медленный ритм.
-Желательно, чтобы длительность сна была кратна длительности цикла. В среднем цикл колеблется у разных людей от 1 до 2-ух часов.
-Важен процесс пробуждения. Можно установить несколько звонков будильника от спокойных до самых громких, ритмичных и динамичных.
Самый простой способ восстановить падение послеобеденной активности – микросон в рабочее время, 10-15 минут (рабочее кресло, автомобиль и т.д.)
Переживание момента
Бег за временем
Синдром беспокойства
Когда вы управляете своим временем и ощущаете его как подвластный ресурс – вам гораздо легче выделить его на спонтанность, бездумное времяпрепровождение, творческую лень, созерцание гармонии… Планируя время важно помнить, что Наполненность, Насыщенность времени, его Качество – не менее важны, чем арифметическое количество!
Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.
Краткие рекомендации:
-Сделайте отдых в течение дня ритмичным.
-Обеспечьте максимальное переключение.
-Используйте «творческую лень».
-Повысьте эффективность сна.
-Применяйте «микросон» в рабочее время.
-Переживайте момент.
Якоря для эффективного включения
в работу
Это любая материальная привязка (музыка, цвет,
слово, движение, ритуал…), связанная для нас
с определенным эмоциональным состоянием.
Самый часто используемый якорь музыка.
Попробуйте привязать различную музыку к
различным типам задач.
ВНИМАНИЕ! Если вы завели себе якорь, лучше
его использовать по прямому назначению
(и если при настройке на работу вы пьете кофе,
то лучше пить чай при настройке на отдых).
Раскачка при выполнении сложных задач
Якоря помогают легче переключаться с работы на отдых. А как втянуться в выполнение серьёзной и энергоёмкой задачи.
МЕТОД ШВЕЙЦАРСКОГО СЫРА =
ПРОМЕЖУТОЧНАЯ РАДОСТЬ
Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого назначьте себе небольшую награду (кусочек шоколадки, прочитать в Интернете 1 анекдот и т.д.)
Маленькие радости за каждый шаг мотивируют лучше, чем осознание будущих долгосрочных результатов!
Уничтожение мелких неприятных дел
Позвонить недружелюбному клиенту, обсудить вопрос с озлобленным коллегой, признаться шефу в проколе…
Такие мелкие и неприятные задачи
в тайм-менеджменте называются
«лягушки»
И как правило они откладываются на
дни, недели, месяцы.
Каждое утро съедай лягушку! (Испанская пословица)
И она не будет маячить перед тобой. А на следующий день – ещё одна.
Разглобадизация крупных задач
Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она крупнее – тем сложнее заставить себя её осуществить. В тайм-менеджменте – это «слоны»:
-Написание диссертации;
-Разработка бизнес-плана развития региона;
-Ремонт в доме;
-Изучение английского языка;
-Улучшение своей физической формы…
Чтобы съесть слона – его нужно разрезать на мелкие кусочки – бифштексы.
Например, чтобы изучить английский нужно: в неделю выучить 50 новых слов, посмотреть 1 фильм на английском языке, несколько раз пообщаться на форуме с носителем языка…
Личные награды и наказания
Мало грамотно структурировать неприятные дела и разделять их на «бифштексы».
Важно ещё создать для себя дополнительную мотивациюна ритмичное, регулярное съедание этих бифштексов:
- Кнут и пряник. Например, если вы выполнили месячную программу в фитнес-клубе, то идете на шоппинг. Если нет, то и шоппинг отменяется.
- Количественное измерение результата. Например, количественно измерять новых выученных английских слов и ежедневно фиксировать на графике. Сама фиксация уже подталкивает к действиям в нужном направлении.
- Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат в местность смерти – сожги корабли». Например, дайте публичное обещание, как Шарль де Голль, вошедший в приемную и заявивший во всеуслышание: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить!».
Таблица ежедневных дел
Простой способ свести воедино слонов и лягушек.
Над календарём изображены прожитые годы, внизу – будущие. Карандашом, с толком, с расстановкой вычеркиваете прожитые годы. Можно – с лирическими воспоминаниями. Затем, таким же способом вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года. Каждое утро, приступая к работе , зачеркивайте половину дня. Вечером вторую половину дня.
Так вы материализуете время, ежедневно чувствуя как оно идет. Заглядывайте в него почаще!
Освойте методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.
Краткие рекомендации:
-Используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых.
-Применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке.
-Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку».
-Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона».
-Поощряйте себя «промежуточными» радостями.
-Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение.
-Попробуйте календарик-пинарик
Управление собой как компанией
Реактивный подход к жизни – реагирование на внешние обстоятельства, «как сложилось», «как получилось».
Проактивный подход – выстраивание своей жизни по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства.
Посмотрите на себя как на личную корпорацию, которой надо управлять:
-Личное стратегическое планирование – постановка долгосрочных целей;
-Маркетинг – изучение рынка труда;
-Личная бухгалтерия – учет и планирование денег.
Родные цели и видение будущего
Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3-5 лет. Лучше описать в виде эссе в 1-2 страницы. В этом эссе можно осветить примерно следующий круг вопросов:
-С чего начался день?
-Самое яркое впечатление дня.
-Какие люди вас окружают, о чем они говорят?
-Как и над чем вы работали?
-Каких результатов вы достигли?
-Какие проблемы удалось решить?
-Как вы отдыхали?
-Главное событие дня.
Эссе возможно не родится за один день. Не торопитесь!
Правьте, добавляйте. Работайте со своей мечтой и она обязательно материализуется.
Важно найти свои родные цели, отсеяв шелуху и навязанные из вне штампы рекламой, окружением, родственниками, социальными стереотипами, системой образования и т.д. Ежедневно нам внушают, чего должен хотеть «правильный» успешный человек.
Очень важно найти свои родные цели, чтобы не гоняться всю жизнь за морковками, которые перед вами развесили!
«Мемуарник» и определение ценностей
«один день из моей жизни» дает нам эмоциональную картину будущего. Следующий шаг – определение базовых ценностей – и на их основе формируются долгосрочные цели.
Самый простой способ - Мемуарник:
1.Каждый день нужно выделить 3-5 минут
спокойного времени.
- Запишите Главное Событие Дня (ГСД). Именно событие, эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный результат дня или главное достижение дня. Это может быть 5-ти минутный разговор с другом. Событие может быть позитивным и негативным. Представьте себе, какое событие дня вы бы взяли на необитаемый остров.
- Потом нужно будет выбрать главное событие недели, месяца и года.
Рядом с событием формулируется та ценность, на основе которой это событие стало главным. Важно определить актуальные именно для вас ценности.
Личная эпитафия и миссия.
Цели – это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.
Миссия – то, что отдаем, приносим в этот мир.
Миссия – это в первую очередь ваша уникальность.
Что изменится в мире, если вас не будет?
Что останется от вас, когда всё закончится?
На эти вопросы удобнее всего ответить в форме
эпитафии.
Упражнение не для слабонервных!
Призвание.
Иногда миссия превращается в призвание. Отличие простое: миссию мы можем менять со временем по своему усмотрению, а вот призвание – нет.
Призвание – это наивысшая степень
несвободы человека. При этом дающее
высшую степень осмысленности жизни,
счастья, силы и энергию на достижение.
Главное в призвании – не материальный
масштаб, а некий резонанс личности
с окружающим миром.
Карта долгосрочных целей.
На пересечении лет и ключевых областей наносятся примерные целевые ориентиры. Какие-то цели могут быть чёткими, а какие-то размытыми. Но лучше пользоваться не очень четкой картой, чем брести наугад. Жизнь – это дорога с односторонним движением, поэтому лучше заранее представлять, зачем и куда ехать.
Измеряемость целей.
В классическом менеджменте и
тайм-менеджменте рекомендуют
ставить цели по методике SMART:
S – specific – конкретные
M – measurable – измеримые
A – achievable – достижимые
R – realistic – реалистичные
T – time-bound – привязанные ко времени
Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.
Краткие рекомендации:
-Управляйте своей «персональной корпорацией» проактивно.
-Расчистите штампы и нарисуйте «ваш день» через несколько лет.
-Определите ваши ценности с помощью «мемуарника».
-Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии.
-Найдите ваше призвание.
-Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни.
-Сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам.
-Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеряемыми.
План на день.
Должен быть!
План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменения. План – это как раз способ ориентации в изменяющихся обстоятельствах.
Рекомендации:
1.План должен быть материальным (ежедневник, Outlook, Excel и т.д.). Самая острая память тупее любого карандаша!
2.Планирование дня с вечера – хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключаться в режим нерабочего дня и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.
3.Планирование день с утра – хорошо сочетается с решением уточняющих задач: согласованием и подтверждением времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т.п. Удобно в менее предсказуемой деятельности когда выше значимость «уточняющих задач».
Какой ежедневник выбрать.
1.С обзором недели – удобен для координации встреч и задач разных дней между собой ; дает хороший обзор общей картины недели. При большом количестве ежедневных встреч и задач будет неудобен, только у вас не очень мелкий подчерк. Либо вы можете распечатывать отдельный бланк для планирования дня.
2.С обзором дня – удобен при большом количестве задач на день; дает возможность более детального планирования конкретного рабочего дня. Координировать неделю будет труднее.
3.Задачи, не привязанные к конкретному дню, можно планировать на отдельной страничке или стикере.
4.Ключевые задачи рекомендуется заносить на стратегическую картонку.
5.Ежедневник должен быть красивым и удобным. Чаще используйте разные цвета, красивые закладки и т.д.
«Стратегическая картонка».
На этой закладке можно:
-Выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;
-Держать список самых актуальных на данный момент контактов;
-Выписывать темы для размышления: не задачи, требующие решения, а мысли, требующие развития.
Алгоритм планирования рабочего дня.
При планирования дня мы имеем дело с тремя видами задач:
1.«Жесткие» встречи - привязанные к конкретному времени (презентация услуг в 12.00).
2.«Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени (узнать время презентации). Гибкие не означает необязательные или не имеющие срока исполнения – у этой задачи есть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны её решить.
3.«Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени (подготовиться к презентации – 2 часа).
Алгоритм планирования следующий:
- В свободном пространстве (например, справа от сетки
времени) составьте полный список гибких задач.
- Выделите красным маркером 2-3 приоритетные задачи.
- На сетке времени запланируйте жесткие встречи –
привязанные к точному времени. Для приоритетных задач,
требующих много времени – забюджетируйте его.
- Время между жесткими встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
Обратите внимание на то, что в примере заполнения много свободного места (воздуха). Благодаря этому план устойчив к «помехам». Внезапно появившиеся задачи можно дописать и запустить в выполнение.
Результато-ориентированный список задач.
Обычно: Эффективнее:
Созвониться с Ивановым Дожать Иванова до заказа
Переговорить с Петровым Узнать у Петрова информацию
Провести совещание Дать толчок проекту
Используйте сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата.
Приоритезация задач в списке
После того как результато-ориентированный список задач составлен, необходимо разместить его по приоритетности.
Prior – первый! Приоритетные – это те задачи, которые мы делаем в первую очередь:
1.Безотлагательные – критически значимые для основных бизнес процессов, жизненно важные.
2.Уточняющие задачи – те, выполнение которых требует очень мало времени, но задает дальнейший порядок дня. Сюда же можно условно отнести задачи, которые запускают работу подчиненных или коллег.
Сначала – уточняющие, затем – жизненно важные,
и напоследок – всё остальное.
Бюджетировать имеет смысл задачи продолжительностью от 50-60 минут.
Разумная пунктуальность
- Вовремя. Вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи. Имеется время раздеться, выпить чаю, упорядочить мысли, настроиться на встречу. Этот режим более подходит для встречи с незнакомыми людьми, особенно теми, кто более нужен вам, чем вы им. Полезно иметь «наполнитель» времени ожидания (книга, список исходящих несрочных телефонных звонков и т.д.).
- Академическое опоздание. До 15 минут. Обычно вполне приемлемо при встрече с хорошо знакомыми людьми, коллегами. Но при условии, что встречаются 2-3 человека.
- Гибкое начало. Если идет некий коллективный творческий процесс, кто-то может подключаться, кто-то отключаться. Регламент предельно гибкий.
Желательно заранее оговорить
с партнером необходимую точность
времени начала.
Несовпадение ожиданий – верная причина для конфликтов!
Принцип информационной избыточности
Запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что-то пойдет не по плану!
И ещё:
-позвонить за несколько часов до начала и подтвердить встречу;
-в случае форс-мажора позвонить и сообщить,
что вы можете задержаться.
Контрольный список при планировании встреч:
1.Схема проезда.
2.Расчет времени на дорогу с учётом резервов.
3.Вопросы контрагенту: все мыслимые телефоны (рабочие, мобильные, секретаря, заместителя и т.д.), контрольно-пропускной режим в здании, как найти внутри здания и т.д.
Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.
Краткие рекомендации:
-Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день.
-При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры.
-Заведите «стратегическую картонку» - закладку с ключевыми долгосрочными целями.
-В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.
-Делайте список «гибких» задач результато-ориентированным.
-Выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них.
-Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности.
-Запасайтесь избыточной информацией: всё может пойти не по плану.
«Кайрос» - основа гибкого планирования
Как справляться с задачами исполнение которых трудно запланировать заранее на точно отведённое время?
-Если встречу гендиректора, решить вопрос с рекламациями клиентов.
-Когда буду проезжать мимо автосервиса, проверить тормозные колодки.
-Когда буду в банке подключить услугу смс-уведомлений о движении денег на счете.
-Если позвонит Петров, обсудить с ним идею следующего проекта.
У древних греков было 2 обозначения времени:
Хронос – касается хронологической последовательности или время прошедшего и все пожирающего (имеет количественный характер) , привычное нам время ежедневников и органайзеров.
Кайрос – неуловимый миг удачи, который всегда наступает неожиданно, и поэтому им очень трудно воспользоваться (имеет качественный характер).
Кайрос - бог, покровительствующий шансам, благоприятным моментам и счастливым мгновениям
Возможность выполнения некоторых задач связана с наличием нужного Кайроса, контекста, совокупности обстоятельств.
Типичные контексты (Кайросы):
Место: в банке, в автосервисе, в региональном филиале...
Человек или группа людей: вопросы к шефу, при разговоре с клиентом,
на совещании…
Обстоятельства внутренние: когда будут силы, когда придет муза…
Обстоятельства внешние: когда у шефа будет хорошее настроение,
когда будет принят закон…
Планирование «кайросовых» задач в ежедневниках.
Систему контекстного планирования можно наладить в обычных ежедневниках. Для этого:
1.Выявляем для нас актуальные контексты (достаточно 5-7).
2.Создаем разделы в ежедневнике, Outlook, соответствующие этим контекстам.
3.При приближении какого-либо контекста достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера.
Например:
-Выходя из кабинета, заглянули в раздел Офис (или Коллеги). Увидели задачу: «Если встречу гендиректора, обсудить вопрос с рекламациями».
-Выезжая из офиса заглянули в раздел «Места». Увидели задачу: «Когда поеду домой заскочить в автосервис, проверить тормоза».
-При звонке клиента, обсуждая текущие дела, заглянули в раздел «Клиенты». Решили задачу: «Обсудить с клиентом идею второго проекта».
Доски для контекстного планирования.
Планирование среднесрочных задач можно организовать на белой магнитной доске. Особенно удобно в командной проектной работе. Чаще всего структурирование задач проводится по кайросам : люди и/или проекты.
Техника планирования «День-Неделя».
Для выполнения задач привязанных к какому либо конкретному времени необходимо иметь 3 основных раздела планирования:
1.День: задачи на сегодня – план дня в ежедневнике.
2.Неделя: среднесрочные задачи – выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю, месяц.
3.Год: долгосрочные задачи – все прочие.
Обычно любой план на неделю может рухнуть в первый день, план на месяц – в первые 3 дня. Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами. А именно:
-Вечером при планировании следующего дня, просматривается раздел Неделя. Все дозревшие до выполнения, наиболее актуальное, переносится в раздел День.
-Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел Год. Всё наиболее актуальное переносится в раздел Неделя.
Разделы месяц, квартал, как правило, избыточны.
Планирование задач со сложной структурой.
Обычно при работе с такими задачами существует некий порочный круг:
Этап 1: работа над задачей ведется «как придется», всё хранится в голове, что-то в ежедневнике. В последние 2-3 дня перед событием устраивается всеобщий аврал, вопросы решаются в пожарном режиме, что-то обязательно не успеваем.
Этап 2: пытаемся распланировать работу над крупной задачей, зная только методы жесткого планирования. Естественно, планы не выполняются. Возвращаемся к этапу 1.
Выход: Планировать задачу ГИБКО.
При всей своей простоте такой график дает четкий обзор привязки задач к срокам, и главное – взаимосвязей между собой.
Рекомендуется хранить в разделе Неделя, который просматривается ежедневно.
Контроль рутинных среднесрочных дел.
Если у вас много рутинных регулярных задач, рекомендуется применять принцип двухмерного обзора:
Задачи: 01.09 08.09 15.09…..
Расчистка раб. стола V - V
Созд. резервной копии инф-ии V V -
Оплатить Интернет (раз в мес) - V -
Это таблица не жесткого планирования. Нам даже не важно в какой день произойдет событие. Важна регулярность – раз в неделю, месяц.
Хранить график необходимо в разделе Неделя.
Определение бюджета времени на задачу..
Высший пилотаж среднесуточного планирования – точно определить еженедельный бюджет времени на крупную задачу, чтобы гарантированно уложиться в сроки.
Алгоритм:
1.Определите объем задачи в каком либо измерителе – странице, слайде, главы и т.д.
2.Определите производительность труда. Для этого нужно фиксировать длительность и результативность каждой рабочей сессии (рекомендуется в Excel).
3.C помощью производительности труда свяжите сроки с еженедельным бюджетом времени.
У этой техники есть ограничения. Если задача неоднородна
(например, некоторые разделы бизнес-плана значительно
более трудоемкими, чем остальные), методику придется
применять к её разнородным частям по отдельности
Организуйте контекстное и среднесрочное планирование по методу «День-Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.
Краткие рекомендации:
-Время фактурно, неоднородно – ловите кайрос.
-Заводите контекстные разделы в ежедневнике.
-Для обзора задач всеми сотрудниками используйте доски, разграфленные по кайросам.
-Используйте технику «День-Неделя»для своевременного воспоминания о среднесрочных задачах.
-Применяйте обзорные графики для планирования крупных и для контроля регулярных рутинных задач.
-Используйте измеритель результата, чтобы прогнозировать сроки исполнения крупных задач.
Стратегии отказа.
Первое с чего начинается расстановка приоритетов, - расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это означает умение говорить НЕТ, делам, которые не соответствуют вашим ценностям, принципам или целям.
В нашей культуре иногда «нет» расценивается как личная обида. Основные используемые стратегии отказа:
1.Военная хитрость или вранье с форс-мажором. Я бы рад встретиться, но машина сломалась/везу вечером ребёнка в больницу/срочно нужно к стоматологу и т.д. Основная опасность – обман может раскрыться.
2.Логическая аргументация. Я хорошо знаю твоего сына, и он очень толковый парень, но к нам на работу я не могу его взять, он не справится т.к. и потому что…Но на любой логический аргумент может быть эмоциональная реакция или контраргумент и всё это может перерасти в затянувшийся спор.
3.Отложить, замотать, дать надежду. Пусть твой брат пришлет резюме в отдел кадров рассмотрит. Но иногда надежда воспринимается как обещание и приводит к дальнейшим конфликтам.
4.Сделать желаемое непривлекательным. Я бы с довольствием посидел с твоим ребенком, но я так чихаю, по моему это грипп, как бы я не заразил ребенка.
Искусство твердого «нет».
В нашей культуре не принято говорить твёрдое вежливое «нет» без объяснения причины.
В американской культуре есть понятие privacy –личное пространство. Или на излишние расспросы вам могут ответить it’s my life.
Опираться можно только на то, что сопротивляется!
Метод здорового пофигизма.
Первый вопрос, который нужно себе задать: «Нужно ли это делать вообще?».
Второй вопрос: «Должен ли это делать я?».
Руководителя мало интересует ваш личный комфорт. Важна полезность ваших предложений для достижения целей подразделения и целей руководителя.
Выход: фиксировать перечень и затраченное
время на выполнение нетипичных функций
и предложения по оптимизации.
Покупка времени.
Широкое делегирование задач – это когда мы
не тратим собственное время, а в прямом или
переносном смысле покупаем чужое
(подчиненные, коллеги, внешняя услуга,
технические помощники, секретарь и т.д.).
Руководству необходимо обосновать с точки
зрения полезности для компании или
подразделения.
Делегирование задач.
Это ключевой способ покупки времени и освобождение его для более приоритетных задач.
Отдавайте задачу, но напоминание о ней должно оставаться у вас на контроле:
1.Отправляйте задачи по электронной почте. Копии сохраняйте в папке «контроль ежедневный» и «контроль еженедельный».
2.Фиксируйте сложные поручения на цифровой диктофон. Запись можно будет отправлять подчинённому на e-mail, что перед выполнением задачи он всегда мог прослушать и освежить в памяти подробности. А файл хранить в папке «На контроль» и имя файла будет вам напоминать о поручении.
3.Если любите бумажные документы – можно завести карты поручений. Копия остается у руководителя.
Делегировав задачу и материализовав напоминание о ней – осуществляйте активный контроль. Все ваши коллеги должны помнить, что вы ничего не забываете и договоренности с вами лучше выполнять.
Приоритетность долгосрочных целей.
Самый простой способ взвесить долгосрочные цели – использовав в качестве критериев 5-7 ваших ключевых ценностей, полученных при ведении «мемуарника». Например вы выбрали 4 ключевые ценности, взвесили их и выписали ключевые цели на ближайшее время. И применяем матрицу критериев, оцениваем каждый вариант по каждому критерию.
В данном случае использовали самую простую трехбальную шкалу:
1- вариант практически не ценен
2 – ценность средняя
3 – существенная ценность.
И после подсчета мы видим ключевую цель.
Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей проанализируйте ваш ежедневник на предмет а сколько времени вы тратите на каждую из этих целей.
Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев – таким образом, всегда находя время на главное.
Краткие рекомендации:
-Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа».
-Приучайте окружающих к твердому «нет».
-Используйте «здоровый пофигизм».
-Покупайте время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой.
-Делегируя задачи, создайте их обзор и используйте активный контроль.
-Формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов.
-Передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев.
-Взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых
Эффективная система чтения.
Что нужно читать? Рекомендуется взять за правило по одной серьезной книге в неделю.
Как читать?
1.Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации (закладки, ксерокопии важных страниц и т.д.).
2.Применяйте сразу. Прочитали страницу – внедряйте. Потом читайте следующую. Ценность представляет знание внедренное в вашу работу.
3.Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Лучше выбрать и вдумчиво прочитать 2-3 главы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.
Телевизор и новости.
Как на вашу жизнь влияет землетрясение на Гаити или что опять сделала Бритни Спирс?
Это не так просто отказаться от лишнего знания. Утешьте себя тем, что всего не узнаете.
Вот несколько правил оптимизации общения с телевизором:
1.Записывайте интересующие вас программы на DVD и смотрите когда удобно.
2.Постарайтесь уменьшить количество телевизионного фона.
3.Спрячьте пульт дистанционного управления. Заппинг многие совершенно серьезно относят к наркотикам.
Аналогичный подход работает с другими источниками новостей. Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причиной которой – отсутствие прочувствованных жизненных целей и драйва к их достижению.
Фильтрация электронной почты.
В почте больше удобства, чем в телефонном общении при решении несрочных вопросов. Вы пишите, когда удобно, контрагент читает, когда ему удобно.
Рекомендации:
1.Десятипальцевая слепая печать. Вам станет так же легко писать, как и говорить.
2.Спам. Не самая большая проблема, не нужно на ней циклиться, или поменяйте ящик.
3.Отключите уведомление о поступлении новых писем. «У вас новая почта» сразу включает тревожные центры мозга.
4.Проверяйте почту сами, без помощи автоматических настроек 3-4 раза в день.
5.Настройте сортировку почты по ключевым папкам.
Электронная почта как инструмент контроля.
Лучше хранить почту по смысловым папкам:
1.Папка «входящие». 15-20 писем, напоминающих о ближайших актуальных вопросах (тех, которые необходимо видеть несколько раз день). Каждый день эту папку необходимо разгребать, остальное распределяя по смысловым папкам.
2.Папка «Контроль ежедневный». Сюда переносятся письма с вопросами, находящимися на контроле. Просматривается папка раз в день., чтобы освежить в памяти вопросы, требующие пристального внимания, и при необходимости написать напоминания исполнителям.
3.Папка «контроль еженедельный». Просматривается раз в неделю. Содержит письма по вопросам, требующим мониторинга и контроля,
но менее пристального и поэтому не ежедневного.
- Папка «справочное». Полезная информация, пароли
доступа в Интернет, предложения услуг…
- Контекстные папки. По актуальным для руководителя кайросам,
связанным с с контролем и делегированием.
Например, «Обучение и тренинги».
Электронная почта как инструмент контроля.
Лучше хранить почту по смысловым папкам:
1.Папка «входящие». 15-20 писем, напоминающих о ближайших актуальных вопросах (тех, которые необходимо видеть несколько раз день). Каждый день эту папку необходимо разгребать, остальное распределяя по смысловым папкам.
2.Папка «Контроль ежедневный». Сюда переносятся письма с вопросами, находящимися на контроле. Просматривается папка раз в день., чтобы освежить в памяти вопросы, требующие пристального внимания, и при необходимости написать напоминания исполнителям.
3.Папка «контроль еженедельный». Просматривается раз в неделю. Содержит письма по вопросам, требующим мониторинга и контроля,
но менее пристального и поэтому не ежедневного.
- Папка «справочное». Полезная информация, пароли
доступа в Интернет, предложения услуг…
- Контекстные папки. По актуальным для руководителя кайросам,
связанным с с контролем и делегированием.
Например, «Обучение и тренинги».
Электронная почта как инструмент контроля.
Лучше хранить почту по смысловым папкам:
1.Папка «входящие». 15-20 писем, напоминающих о ближайших актуальных вопросах (тех, которые необходимо видеть несколько раз день). Каждый день эту папку необходимо разгребать, остальное распределяя по смысловым папкам.
2.Папка «Контроль ежедневный». Сюда переносятся письма с вопросами, находящимися на контроле. Просматривается папка раз в день., чтобы освежить в памяти вопросы, требующие пристального внимания, и при необходимости написать напоминания исполнителям.
3.Папка «контроль еженедельный». Просматривается раз в неделю. Содержит письма по вопросам, требующим мониторинга и контроля,
но менее пристального и поэтому не ежедневного.
- Папка «справочное». Полезная информация, пароли
доступа в Интернет, предложения услуг…
- Контекстные папки. По актуальным для руководителя кайросам,
связанным с с контролем и делегированием.
Например, «Обучение и тренинги».
Метод ограниченного хаоса в хранении документов.
Как мы поступаем, когда решаем наконец-то навести порядок и систематизировать потоки информации? Сначала, обычно, садимся и думаем – создаем структуру. Заводим папки, создаем ярлыки и т.д. Но через некоторое время структура начинает сдавать сбои. Какая-то папка, получила в начале своей жизни две бумажки и 2 файла. А какая-то разрослась до неприличия и совершенно непонятно где искать документы.
Основная проблема такого подхода – в попытке построить единственно верный порядок сразу, из головы.
Более эффективно – выращивать структуру с помощью метода ограниченного хаоса:
1.Создаем место хаоса – входящий накопитель, в который складываем абсолютно все документы.
2.Мысленно сравниваем «расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).
3.Когда расходы на хаос становятся недопустимо велики – делаем первый шаг к порядку. Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов (проект А, финансовые документы, поставщики и т.д.). Отсаживаем эти документы в отдельную папку. Теперь все документы
этого типа кладем только в новую папку, а все остальные
документы во входящий накопитель.
Рядом с Местом хаоса у нас начинает расти Место порядка.
Творческая картотека.
Если вам приходится много работать над нестандартными задачами, генерировать идеи новых продуктов и т.п. – вам не обойтись без системы управления мыслями и идеями.
Если привычный нам органайзер/ежедневник – это система решения задача, «место порядка» в личной работе, то творческая картотека – «место хаоса», система решения проблем. Отличие в том, что проблема требует вызревания. Картотека создает для такого вызревания питательный бульон.
Творческая картотека как инструмент хорошо знаком писателям и учёным. Но сейчас всё чаще становится полезен и менеджерам.
Основные принципы ведения творческой картотеки:
1.Материализация мыслей. На бумаге, диктофоне,
в Outlook и т.д. Мысль нематериализованная –
мысль потерянная.
- Картотечность. Одна мысль – один материальный носитель. Благодаря этому различные мысли могут сталкиваться друг с другом. Часто чужие мысли выступают топливом для рождения своих.
- Место хаоса. Мысли сначала попадают в общий накопитель, где регулярно просматриваются. Когда вокруг замысла нарастает целое мысленаправление, можно переносить его в отдельную папку
Метод структурирования внимания.
Как устроено внимание человека:
1.Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом.
2.Предсознание может контролировать 7+-2 объекта. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью), вы можете держать в поле зрения еще 5-9, но не больше.
3.Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Важно не мешать подсознанию пытаясь решить все проблемы одновременно.
Грамотно организованная структура рабочего пространства должная соответствовать структуре внимания. На рабочем столе необходимо так же выделить 3 основные зоны:
1.Центр внимания, в котором находится один объект, документ, напоминалка, с которым вы непосредственно сейчас работаете.
2.Область ближайшего внимания, содержащую 7+-2 объекта близко необходимых.
3.Область далекого внимания – все остальное.
Главное правило управления вниманием: если вы что-то приблизили к центру внимания – что-то обязательно удалите из него!
Организация рабочего стола.
Первый шаг в оптимизации стола – четко выделить центр внимания и «предсознания». Расчистить «предсознание» от всего постороннего и оставить в нем только 7-9 сигнальных элементов (стикеров, визиток, документов). Удобнее всего – между монитором и клавиатурой. Расчищается в конце рабочего дня
Где-то рядом с сигнальной областью рекомендуется выделить «подсознание» сигнальной области – место для тех стикеров и документов, которые вы удаляете из сигнальной области. Рекомендуется расчищать один раз в неделю.
Так же рядом с сигнальной областью рекомендуется выделить «техническую зону» - калькулятор, степлер, справочник и т.д.
Следующий шаг – организовать места хаоса – входящие и исходящие накопители. Рядом с исходящим накопителем рекомендуется разместить лотки или стопки бумаг в которые вечером раскладываются документы из исходящего накопителя. В этих лотках/стопках рекомендуется выделять 2 группы:
-Контрольная группа – контроль ежедневный и еженедельный. Эти 2 лотка просматриваются с соотв. периодичностью. Возможен третий лоток – контроль ежемесячный.
-Контекстная группа структурирует документы по проектам, людям и любым кайросам
И наконец, над рабочим столом или рядом с ним (на стене, боковой стене шкафа) можно разместить доску планирования со стикерами. Там же находится справочная информация (телефоны сотрудников), а так же элементы долгосрочного планирования (график ключевого проекта) и обзорные таблицы регулярных дел. Здесь же можно поместить изображения того, что вас вдохновляет (фото семьи, будущая дача, яхта и т.д.), но не приближайте близко к центру внимания – глаз замыливается и перестает замечать.
Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать её под контролем без излишнего детализирования.
Краткие рекомендации:
-Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы.
-Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ.
-Настройте автофильтрацию почты.
-Используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике «День-Неделя».
-«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса.
-Заведите творческую картотеку для материализации мыслей.
-Организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека.
-Выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящие накопители, контекстные лотки по методу «День-Неделя»
Хронометраж.
Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, лучше яркий и заметный и носите его всегда с собой. С самого утра фиксируйте, что вы делаете в течение дня и отмечайте в нем.
Мелкие отвлечения не стоит фиксировать, не записывайте дела хронометражем менее 5-ти минут.
В конце дня считайте количество минут, часов на отдельные виды дел.
Вести учет нужно 3-4 недели.
И в итоге вы обнаружите самых больших «воров времени». Но даже сам по себе факт подсчета времени уже введет вас в тонус.
Отслеживание показателей.
Хочешь управлять – измерь!
1.Какое количество (или % времени) я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? Как правило – это около 20-30% рабочего времени; желательно довести этот показатель до 60-70%.
2.Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе, мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? Считается, что этот показатель должен стремиться к 10%.
3.Какой процент времени я трачу на поглотители? Показатель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями хронометраж его удается снизить до 10-20%.
Для ответа на эти вышеперечисленные вопросы нужен тотальный подсчет времени. Но можно воспользоваться и другими показателями:
-Количество времени, ежедневно выделяемого на приоритетный для вас проект;
-Количество времени на ресурсное занятие – хобби, спорт, прогулки, общение с близкими людьми;
-Длительность ежедневной задержки на работе после формального окончания рабочего дня;
-Длительность общения с неприятными для вас людьми;
и т.д.
Время в транспорте.
Один из основных поглотителей времени – общественный транспорт или автомобиль. Несколько способ оптимизации транспортного времени:
1.Читайте либо слушайте аудиокниги.
2.Отдыхайте, если получается отключить мысли. Поможет плеер или магнитола с любимой музыкой.
3.Выбирайте нестандартные маршруты или время.
4.Учитесь, например язык.
5.Обдумывайте конкретный список вопросов.
6.Делайте исходящие звонки. Очень удобно для «съедания лягушек» - делайте из машины неприятные звонки.
Время в командировках.
Это прекрасный кайрос для эффективной работы:
-Много времени в поезде, самолете – вас не отвлекают телефонные звонки, коллеги, холодильник с едой, телевизор;
-Мобилизационный режим. Вам нужно много успеть за несколько дней – плотный график, встречи и т.д. Это настраивает само по себе на плотную работу.
Рекомендации по оптимальному использованию времени в командировках:
1.Определите и используйте кайросы. Совместите обед и бизнес-встречу, добавьте денек на отдых, если вы в горах и т.д.
2.Запланируйте работы на транспортное время.
3.Запланируйте отдых и работу на вечера.
4.Если вы часто бываете в каком-то городе заведите себе «карточку города» с контактами контрагентов, координатами гостиниц, телефонами сервисных служб, пунктами обмена валют, полезными заметками и т.д.
И еще:
-Имейте удобный командировочный комплект;
-Никакого багажа в самолетах;
-Запаситесь избытком информации.
Технические форс-мажоры.
Первый шаг – прекратите списывать всё на форс-мажоры! Если клиент опоздал на встречу или вас неожиданно озадачил руководитель – это не форс-мажор, а изменчивость вокруг нас!
Форс-мажор – это обстоятельства непреодолимой силы. Что с ними делать:
1.Поломка техники – прекрасная возможность разгрести завалы (разобрать бумаги, сделать неприятные телефонные звонки и т.д.).
2.Если без техники совсем никак – поищите альтернативные возможности. Возможно по близости есть Интернет-кафе с принтером.
3.Создавайте резервные копии информации.
Организация совещаний.
Повторим очевидные вещи, которые легко понимать, но трудно делать:
1.Определите формат совещания и смешивайте разные форматы в рамках одного совещания:
- мозговой штурм. Цель: творчески решить проблему. Правила: сначала генерация идей (любой степени безумства) с их обязательной фиксацией, и только после этого – этап критики и проработки их на реализуемость
- планерка-оперативка. Цель: скоординировать действия членов команды в текущей ситуации, довести до людей нужную информацию, оперативно отреагировать на текущие проблемы. Правила: появилась гениальная идея – запиши не озвучивая, вынеси на стратегическое совещание. Желателен жесткий порядок выступлений, наличие в письменной форме стандартного перечня вопросов.
- стратегическое совещание. Цель: обсудить перспективные направления развития, принять решения по масштабным, долгосрочным вопросам. Правила: желательно наличие в явном виде сформулированных и прописанных критериев принятия решения (расстановка приоритетов).
2.Определите круг участников. Полезны ньюмаваши (по-японски – окручивание корней) – небольшие совещания в малых группах, позволяющие в первом приближении согласовать позиции перед большим совещанием. Отдельно определите лидера, принимающего решения и направляющего ход дискуссии и секретаря – фиксирующего все мысли и составляющего протокол.
3.Определите список вопросов для обсуждения.4.Определите длительность совещания и назначьте ответственного за время.
5.Организуйте обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов, например:
- разошлите краткое описание проблемы, по которой необходимо принять решение на совещании.
- потребуйте от участников прислать по e-mail минимум 2-3 варианта решения проблемы (в срок – не позднее чем за сутки до начала).
- не приславших – не пускайте на совещание. Пусть один-два раза решение пострадает, зато в последующем совещания станут более эффективными.
6.Используйте схемы. Материализуйте все вопросы на флип-чарте в виде схем. Благодаря «запакованной» в эти схемы информации на следующем совещании будет легко вспомнить все уже достигнутые результаты и не ходить вокруг одного и того же вопроса несколько раз.
7.Зафиксируйте и разошлите принятые решения. Обязательно вернитесь к этому протоколу на следующем совещании. Если результаты совещания не зафиксированы – считайте его не было вообще.
Где взять время на тайм-менеджмент.
1.Используйте для этого любые «отходы времени». Вполне достаточно тех обрезков, обрывков, которых бывает множество в течение каждого рабочего дня:
- в курилке поспорьте с коллегой на 100$, что в ближайшие 3 дня сделаете обзор ваших долгосрочных целей;
- в пробке – продумайте свои цели на ближайшие несколько лет. При желании надиктуйте на диктофон в мобильном телефоне.
- в приемной руководителя – используйте 15 минут и перенесите цели в блокнот. Выиграйте 100$.
2.Создайте четкий ритм повышения личной эффективности. Мы не считаем чистку зубов напрягом, потому что это давным-давно вошло в привычку и создан ритм.
- ежедневно – одно маленькое разгребание завалов (входящей почты, бумаг в центре рабочего стола и т.д.)
- еженедельно внедрение новой техники управления временем.
- ежеквартально – «дисциплинарная неделя». Живем по правилам,
не даем себе никаких поблажек. Одну неделю живем по жесткому графику.
А в остальное время можем немного облегчить режим. Таким образом
создается хороший баланс отдыха и напряжения.
Вложения в тайм-менеджмент – это не затраты, а инвестиции!
Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.
Краткие рекомендации:
-Проведите сплошной учет вашего времени в течение двух-трех недель;
-Сформируйте два-три количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике.
-Планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок.
-Имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров.
-Применяйте техники организации совещаний.
-Используйте любые «отходы времени» и создавайте тайм-менеджерский ритм
ТМ для шефа.
Бывает так, что ваш руководитель действительно недостаточно внимательно относится к времени, и хотелось бы на него в этом отношении повлиять. Как это сделать:
1.Лучше бы это была его идея. Нужно найти способ которым идея управления дойдет до вашего шефа и это будет как бы его идея (через друга, секретаря, коллегу, оставленную на его столе книгу, журнал и т.д.).
2.Предъявляйте инструмент в деле. На совещании достаньте аккуратный обзорный график регулярных задач, заходите к шефу реже, но с подготовленным списком вопросов и т.д. Интерес шефа к применяемым вами методиками – прекрасный повод
его заинтересовать.
3.Начинайте с полезных и незатратных для шефа
инструментов. Предложите завести доску планирования,
обзорный график регулярных задач и т.д.
Подчиненные: добровольные стратегии.
Прежде, чем заносить ТМ-бациллы в головы ваших подчиненных учтите следующее:
1.Личный тайм-менеджмент – это самоменеджмент, который человек применяет добровольно.
2.Командный/корпоративный тайм-менеджмент – обязательные для всех сотрудников компании или подразделения стандарты управления временем.
3.Обычный регулярный менеджмент – вопросы распределения функций, обязанностей, проектов и заданий между сотрудниками, вопросы мотивации и контроля и т.д.
Эффективнее сначала с помощью ТМ-бациллы задействовать внутренние добровольные ресурсы, и лишь затем – внешние, ресурсы в принуждении.
Шаги на внедрение:
1.Покажите личный пример. Продемонстрируйте уважение к времени другого человека без двойных стандартов.
2.Создайте мотивацию на применение ТМ-техник.
3.Двигайтесь маленькими шагами, но при этом ритмично. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю.
Подчиненные: принудительные стратегии.
1.Лучше меньше инструментов, но – обязательных.
Хорошо годятся:
- доски планирования;
- ежедневники или планнинги + алгоритм
планирования дня;
- таблицы обзора регулярных задач;
- бланки проведения совещаний;
2.Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».
3.Используйте пилотные (пробные) проекты. Это позволит понять все плюсы и минусы техники в реальной практике при минимальных затратах времени и сил. Кроме того, успешная реализация пилотного проекта – важный аргумент для убеждения остальных сотрудников (или подразделений) в необходимости и полезности новой техники.
Тайм-менеджмент в личных отношениях.
Здесь важнее умение договариваться.
1.«Мы вместе» не значит «мы делаем одно и то же». Не пытайтесь навязывать партнеру свои предпочтения, ищите компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.
2.У каждого должно быть время для себя. Особенно важно выделить время на ресурсное занятие – на то, что позволяет восстановить силы и энергию.
3.Принципы взаимоотношений должны проговариваться в явном виде.
Дети и время.
Для студентов и школьников ничего специального изобретать не нужно. Они, как правило, испытывают интерес к взрослым технологиям. А для младшего школьного возраста рекомендуется внести элементы игры:
1.Самомотивация (слоны, лягушки, пряники и т.д.) – промедление и откладывание важных задач в детском тайм-менеджменте обычно является ключевой проблемой.
2.Обзорная таблица ежедневных дел – чтобы ребенок не забывал, что кроме погулять и посмотреть телевизор ещё есть сделать уроки и вынести мусор. И тогда ребенок вас будет встречать фразой: «Папа, я всё успел!».
3.Планирование хороших оценок с помощью обзорных таблиц.
4.Планирование времени на подготовку к экзамену.
- определите сколько часов в день ребенок может тратить на подготовку (реально 6-8, максимум 10);
- разделите объем работ на этот бюджет времени (40 билетов, 5 дней по 10 часов в день – час на билет + 10 часов резерв).
- управление рабочей нагрузкой: раз в час 5-ти минутная активная пауза, после каждого 3-4 блока работы – смена активности.
И ещё: готовясь к сочинению эффективнее не читать, а написать короткие эссе с ключевыми мыслями, готовясь к устному экзамену – проговорить вслух ключевые мысли.
Донесите ТМ-бациллу до окружающих, чтобы они более разумно использовали своё и ваше время.
Краткие рекомендации:
-Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас.
-Убеждайте подчинённых в действенности тайм-менеджмента вашим личным примером.
-Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами.
-Применяйте небольшие кнуты и пряники немедленно.
-Используйте пилотные проекты.
-Предлагайте тайм-менеджмент детям в виде игры, развивая их проактивный подход к жизни.
Хотелось бы видеть вокруг себя меньше безответственных людей бессмысленно плывущих по течению, винящих кого угодно в своих неудачах, заражающих нашу жизнь пассивностью и безволием. И больше – людей, строящих свою жизнь ответственно и осознанно!
ТМ факты.
1.Жизнь дана человеку один раз.
2.Время – это материал из которого сделана жизнь. Любой другой ресурс в ходе жизни может теряться и приобретаться. Время только тратится и его всего лишь 200-400 тыс. часов.
3.Время и поступки человека в нем необротимы.
Управление временем – термин не совсем корректный (хотя и удобный). Управлять временем нельзя. Организовывать время можно:
-Как идти быстро и грамотно, не переутомляясь в пути, - эффективность.
-Куда идти, как выбирать цели – стратегия.
-Зачем идти, как осознавать свои ценности – философия.
ТМ – лестница:
Философия (зачем идти?)
Стратегия (куда идти?)
Эффективность (как идти?)
Аксиомы таковы:
1.Свобода выбора. Наши поступки зависят конечно от начальных условий: наследственности, доступных условий и т.д. Мы так же зависим от внешних обстоятельств. Однако ни начальные условия, ни внешние обстоятельства не предопределяют нашу жизнь на 100%.
2.Ответственность. Человек ответственен за то, как он строит свою жизнь и на что он тратит своё время.
3.Развитие. На разных уровнях и в разных смыслах.
ТМ бацилла.
Механизм изменения человека примерно следующий: начав с техники экономии времени, задавшись вопросом «на что тратится моё время и как тратить его более рационально?» человек приходит к вопросу о целях своей деятельности.
Приходится определяться с целями и, самое главное, с приоритетами. Но эти вопросы неотделимы от вопроса ценностей. Описанное внимание к собственным ценностям и целям, как правило, делает человека лучше. Снижается доля амёбы, повышается доля свободной и ответственной личности, способной делать самостоятельный выбор и совершать поступки, не на 100% детерминированные внешними обстоятельствами.
Благодаря вниманию к себе, своей деятельности, своему времени, благодаря осознанию необратимости и конечности этого времени человек существенно меняется.
Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами.
Краткие рекомендации:
-Помните, что время необратимо – это материал из которого сделана наша жизнь.
-Поверьте: человек может всё, если сильно этого захочет.
-Вы не «винтик». Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему.
-Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь.
-Помогите и другим найти свои ценности.
-Изменить мир возможно. Сделайте первый шаг прямо сейчас.