The Only 250

Letters and Memos

Managers Will

Ever Need

Ron Tepper

John Wiley & Sons, Inc.

New York • Chichester • Brisbane • Toronto • Singapore

Рон Теппер

КАК ОВЛАДЕТЬ

ИСКУССТВОМ

ДЕЛОВОГО

ПИСЬМА

250 ПИСЕМ И ЗАПИСОК

В ПОМОЩЬ МЕНЕДЖЕРУ

Перевод с английского

Главный редактор Эриашвили Н.Д.

ГЛАВА 2

Сначала рассмотрим просьбу.

Уважаемый

Мне необходима Ваша помощь. Я хотел бы продлить свой кредит в банке, который мне выдан на шесть месяцев.

Естественно, если моя просьба будет удовлетворена, я уплачу все проценты по банковским счетам.

Теперь приведем краткий ответ от известного банкира с Запад­ного побережья.

ГЛАВА 3

Магическая формула успеха торговли

Четыре основных правила составления коммерческих писем

Ну как, Вы заинтересованы? Конечно, но помимо воздействия на эмоции эта фраза делает как раз то, что и должна делать вводная часть любого письма: привлекает внимание читателя. Первое правило составления письма гласит, что вводная фраза должна захватить внимание читателя. Будь то личная записка с просьбой о помощи или письмо поставщику, покупателю, возможному клиенту — правильно написанное письмо отличает броское первое предложение или абзац.

ГЛАВА 4

Как писать письма

Будьте лаконичны

Автор письма, употребляющий 60 слов там, где можно обойтись 20, не бережет ни свое время, ни время адресата. Не надо пытаться исписать всю страницу. Качество гораздо важнее количества. Правила составления деловых писем гласят:

1. Пишите коротко и просто.
2. Пользуйтесь простыми словами. Не стоит копаться в словаре в поисках длинных сложных слов, если существует односложное. Не пытайтесь придумать новые слова — это сбивает читателя с толку.
3. Обращайтесь к конкретному лицу, а не к неопределенной группе людей.
4. Для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом Вни­мание — Интерес — Просьба— Действие.
5. Используйте в письмах разговорную речь. Многословие в письмах присуще многим бизнесменам. Забавно, но большинство страдающих этой «болезнью» превосходно могут выразить свои мысли в устной беседе. Однако дайте им ручку — и вполне безобидное содержание приобретает следующую форму:

ГЛАВА 5

Проблемы и их решения

Приведенные в этой главе письма помогут найти выход из различных сложных ситуаций, решить многие проблемы, которые встают перед деловым человеком. В начале главы Вы прочли два коротких поздравления. Сравните их. Очевидно, что поздравления с удачным выступлением Вы можете послать практически любому оратору, чего нельзя сказать о поздравлении с днем рождения: оно подойдет только человеку пожилому, который к тому же не очень переживает из-за своего преклонного возраста.

Ясно, что каждое служебное письмо строго индивидуально — отпечаток накладывают и конкретная ситуация, и адресат, и лич­ность и должность пишущего. Именно поэтому мы предлагаем Ва­шему вниманию письма и служебные записки для различных случаев. Многие из них могут быть использованы в похожих ситуациях, однако подход к проблеме в них различный. Таким образом, у Вас есть возможность выбрать то, что больше подходит для Вашего случая.