УТВЕРЖДАЮ:

       Директор

       ООО «Путь к долголетию»

Степанищева И.В.

г. Челябинск                                                                                                                       «7» ноября 2011г.

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  АДМИНИСТРАТОРА-КАССИРА.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Администратор-кассир принимается и увольняется Директором в установленном действующим законодательством порядке.

1.2. Основными задачами администратора-кассира являются: организация производственного  процесса и обеспечение бесперебойной работы медцентра.

1.3. В своей деятельности администратор-кассир руководствуется: законодательными актами РФ, правилами внутреннего трудового распорядка, инструкцией по охране труда, приказами (указаниями) Директора медцентра, настоящей должностной инструкцией.

1.4. Эта должность подчинена и получает приказы, рабочие распоряжения от Директора медцентра.

 

2. ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Администратор-кассир обязан:

2.1.1. принять смену согласно следующему распорядку:

- прибыть на рабочее место за 30 минут до начала смены;

- проверить готовность к работе всех технических средств (телевизор, телефонный аппарат, кулер для воды);

-проверить укомплектованность рабочего места рекламными материалами, канцелярскими принадлежностями, необходимой для работы документацией;

- подобрать в архиве медицинские карты записанных на текущий день пациентов;

- информировать врачей смены обо всех записавшихся на прием пациентах.

2.1.2. при ответе на телефонные звонки придерживаться следующих правил:

- отвечать на входящие телефонные звонки имеет право только Администратор-кассир;

- произносить стандартную фразу при ответе на любой входящий звонок «Путь к долголетию» администратор … (имя), здравствуйте!»;

- в любой ситуации вести разговор по телефону вежливо, корректно, с должным терпением и уважением к собеседнику;

- при первичном обращении пациента по телефону проводить запись и регистрацию пациента с обязательным уточнением информационного источника (откуда пациент узнал о клинике). В случае невозможности предложить удобное для него время посещения врача, обязательно объяснить причину;

- в конце разговора обязательно поблагодарить пациента за звонок.

2.1.3. в момент прихода пациента в клинику осуществлять следующие действия:

- соблюдать правила встречи пациента (приветствие, прямой взгляд, шаг навстречу или прямое обращение);

- представляться пациенту, который впервые пришел в клинику, называть свое имя и должность;

- встречать пациента, который пришел в клинику не в первый раз, называя его обязательно по имени-отчеству;

- уточнить цель прихода в клинику у нового или незнакомого администратору пациента;

- помочь вновь пришедшему пациенту освоиться в окружающей обстановке;

- разъяснить пациенту необходимость заполнения медицинской карты, договора на медицинское обслуживание, информационное согласие, предупредить о возможных осложнениях лечения.

2.1.4. на этапе ожидания пациента в холле:

- предложить пациенту чай, воду (приготовить, подать и убрать);

- предложить журналы, просмотр ТВ;

- если в холле присутствуют другие лица (другие пациенты, сопровождающие лица) предложить чай, воду и им.

- если происходит задержка приема, то администратор сразу же, как началось время приема ждущего пациента, обязан уточнить у лечащего персонала объем времени, на который происходит задержка приема, передать это пациенту и извиниться за задержку.

-если пациент приходит не в свое время, в первую очередь принять пациентов, пришедших в назначенное время, потом принять и этого пациента тоже.

2.1.5. на этапе окончания приема:

- приветливо встретить пациента;

- произвести расчет и записать пациента на следующий прием;

- обязательно попрощаться с уходящим пациентом.

2.1.6. во время рабочей смены:

-  осуществление графика приема больных (карточка предварительной записи на прием к врачу);

- правильное ведение медицинской документации (заполнение паспортной части амбулаторной карты больного, журнала учета больных, ежедневного процедурного листка с отметкой о посещении больных, отметка в амбулаторной карте о назначенном лечении);

- правильное заполнение медицинских договоров, информационного согласия;

-  отвечать за порядок в холле;

- обращать внимание на то, чтобы в холле в момент расчета с пациентом у стойки не было  посторонних лиц;

- владеть информацией о положении дел в клинике в настоящий момент;

- знать каждого пришедшего пациента и посетителя, находящегося в холле (фамилию, имя, отчество), цель визита, сколько времени он ждет и сколько времени ему еще предстоит ждать;

- знать всех врачей, ассистентов, должностных лиц (по имени-отчеству), в каком кабинете и какой врач принимает, во сколько он заканчивает и насколько задерживается, ожидают ли его пациенты или нет;

- в случае внезапного невыхода медперсонала – сообщать  Директору;

- выполнять служебные поручения Директора по отправке корреспонденции, организации встреч и решению текущих производственных вопросов;

- сообщать руководству обо всех нестандартных ситуациях (конфликтах и происшествиях), касающихся пациентов и сотрудников.

2.1.7. для повышения уровня обслуживания пациентов:

- обзванивать пациентов, не явившихся по записи без предупреждения (фиксировать результаты звонка);

- обзванивать пациентов после курса лечения (фиксировать результаты звонка).

2.1.8. завершая рабочую смену:

- грамотно и четко подготовить информацию о своей смене для передачи следующему администратору;

- напомнить врачам и ассистентам о рабочей смене и количестве пациентов;

- грамотно заполнить все журналы;

- подготовить все отчеты;

- сдать выручку и заполнить финансовую документацию.

2.2. Требования к внешнему виду администратора.

2.2.1. Администратор должен:

-иметь опрятный и ухоженный вид;

- носить опрятную одежду и обувь (без каблуков, не стучащую по ламинату);

- носить свой именной бейдж установленной формы;

- следить, чтобы макияж имел деловой стиль и опрятный вид;

- следить за маникюром, чтобы руки выглядели ухоженными (недлинные ногти);

- следить за прической, волосы должны быть чистыми;

- следить, чтобы ювелирные украшения были изящными по форме и небольшими.

2.3. Администратору категорически запрещается:

2.3.1. опаздывать к началу рабочей смены;

2.3.2. вести по входящему телефону разговоры личного характера;

2.3.3. в поле видимости пациентов разговаривать с сотрудниками клиники и обсуждать свои дела;

2.3.4. на виду у пациентов поправлять макияж, прическу;

2.3.5. обсуждать пациентов или сотрудников клиники (внешний вид, финансовые вопросы и пр.);

2.3.6. обсуждать или использовать коммерческую информацию, полученную при выполнении должностных обязанностей;

2.3.7. на рабочем месте жевать жевательную резинку, принимать пищу;

2.3.8. читать художественную литературу, журналы;

2.3.9. играть в компьютерные игры;

2.3.10. выдавать на руки пациентам медицинскую документацию без согласования с руководством;

2.3.11. давать пациентам советы по самолечению или профилактике заболеваний.

3. ПРАВА

3.1. Для выполнения  обязанностей администратору предоставлены следующие права:

3.1.1. получать информацию, необходимую для четкого и своевременного выполнения своих функциональных обязанностей;

3.1.2. вносить предложения по улучшению качества обслуживания пациентов клиники и повышению уровня сервиса;

3.1.3. повышать свою квалификацию.

3.2. При выполнении обязанностей администратор самостоятельно решает следующие вопросы:

3.2.1. формирование записи пациентов согласно принятым в медцентре стандартам;

3.2.2. оформление договоров с пациентами на типовых условиях;

3.2.3. перенос записи пациента при опоздании или задержке приема.

3.3. Администратор является представителем организации и ведет переписку и телефонные переговоры по вопросам, связанным с выполнением должностных обязанностей, как исполнитель.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. На данной должности администратор-кассир несет ответственность:

4.1.1. за точное и своевременное выполнение функциональных обязанностей;

4.1.2. за утрату, порчу, недостачу денег или иных материальных ценностей;

4.1.3. за правильное ведение документации;

4.1.4. за организацию и поддержание чистоты в холле.

 

ОЗНАКОМЛЕН:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18